Travailler à distance : les coulisses de Lullabot

Très chères lectrices, très chers lecteurs,

Aujourd’hui on vous emmène en voyage dans l’univers des possibles. Qu’arriverait-il si vous étiez engagés chez Lullabot, une entreprise 100% distribuée (c’est à dire sans bureaux et dont les membres travaillent à distance). Comment y être recruté ? À quoi ressembleraient vos journées ? Comment interagiriez-vous avec vos collaborateurs ? Comment seriez-vous managés ? À quoi ressemblent les coulisses de ces entreprises ? Matt (PDG et fondateur), Esther (Généraliste RH sénior) et Ellie (Responsable Marketing) nous ont gentiment donné quelques réponses sur les secrets de leur fonctionnement chez Lullabot. Attachez votre ceinture, départ imminent.

Lullabot, c’est quoi au juste ?

Lullabot® est une entreprise de stratégie digitale, de design et de développement open-source, fondée aux États-Unis en 2006 par Matt Westgate et Jeff Robbins. Elle fut parmi les entreprises pionnières de la communauté DrupalTM , qui à l’époque comptait seulement une vingtaine de développeurs, collaborant à la création de ce logiciel de gestion de contenu gratuit et en open-source. Le fondateur de Drupal, Dries, vivait en Belgique. Lullabot a donc appris à fonctionner à distance dès ses débuts. Matt et Jeff saisirent l’opportunité de monter un business utilisant un logiciel open-source. Aujourd’hui, ils sont 53 ‘Lullabots’ collaborant ensemble depuis les États-Unis, le Canada, l’Inde, le Royaume-Uni et l’Espagne. Pour info, ils ont construit des sites web pour Harvard, les Grammy Awards et Tesla, rien que ça. C’est exactement ce que vous cherchez ! Maintenant, il n’y a plus qu’à y rentrer.

1/ Être embauché

Vous recherchez les offres de Lullabot sur des sites comme FlexJobs ou weworkremotely.comJazzHR, un système de gestion pour le recrutement, poste leurs offres techniques sur plein de sites différents, et Lullabot est très connue dans la communauté DrupalTM, donc la concurrence sera rude. Vous tentez votre chance et envoyez votre CV avec quelques uns de vos travaux.

Quelques jours plus tard, vous recevez un email : ils sont emballés ! Ils ont adoré votre travail et veulent vous rencontrer. De toute évidence, il ne faut pas s’attendre à une rencontre en personne. Vous parlez donc d’abord à Esther au téléphone, un simple appel pour vérifier que Lullabot et vous êtes sur la même longueur d’onde concernant le travail à distance, les prétentions salariales et vos disponibilités. Tout est OK ? Parfait. Vous passez ensuite 2 (ou 3) entretiens avec “l’équipe de recrutement” dédiée à votre poste. Elle est composée de diverses personnes - le(s) manager(s) avec le(s)quel(s) vous travaillerez directement, Matt, Esther, et le COO ou CTO. Ce qu’il y a de particulier par contre, c’est que l’un de ces entretiens est très informel : c’est un simple échange, mais vous sentez que l’équipe fait de son mieux pour apprendre à vous connaître d’un point de vue personnel. Ils essayent de juger si vous ferez un bon ‘Lullabot’ et si vous correspondez aux valeurs de l’entreprise. D’autre part, il semble aussi important pour eux d’évaluer vos compétences professionnelles que votre capacité à communiquer à travers divers canaux (vidéo, chat, appels, emails…). Vous devez montrer que vous avez déjà travaillé à distance (avec succès), ou que vous avez un véritable désir de le faire, et plus important encore, que vous avez un plan pour y arriver. Cela vous rappelle le processus de recrutement de cette entreprise dont une amie vous avait parlé : Four Kitchens !

Quelques jours plus tard, vous recevez un appel. Ils se sont mis d’accord : ils vous veulent dans leur équipe. Hip hip hip...!

2/ Se former

Vos premiers 90 jours correspondent à votre période d’ajustement et de formation. Vous recevez un email de bienvenue de Esther ou Kris (Coordinatrice RH et comptable) avec tous les petits trucs et astuces à avoir en poche : les outils de communication et les meilleures pratiques, la description des chaînes du réseau Slack… Ah et en plus ils vous attribué un(e) ‘Lullabuddy’, ça c’est sympa. Cette personne travaille sur les mêmes projets que vous et sera en quelque sorte votre chien de berger pendant ces premiers temps, pour s’assurer que vous ne soyez pas perdu. Il y a aussi ce truc bizarre : la checklist BambooHR. Il ne s’agit pas de sauver des pandas, mais de demander vos congés, suivre votre budget personnel et accéder à vos projets en cours : les actions attendues de votre part et les échéances associées, pour vous aider à gérer votre temps. Attendez, ils ont dit ‘budget personnel’ ? Et oui. Vous recevez un budget annuel d’éducation générale et développement professionnel de $2 750, que vous pouvez dépenser dans tout ce que vous considérez utile pour vous aider à produire votre meilleur travail possible.

Par contre, vous avez encore beauuucoup de questions, et vous ne voulez pas ennuyer constamment votre Lullabuddy avec des questions de débutant...Le Manuel en Ligne (online Handbook) est là pour ça ! Il regroupe les meilleures pratiques et répond aux FAQ des nouveaux arrivants.

Vous êtes maintenant dans la matrice et prêt à vous lancer. Alors, comment on travaille avec ses collègues ici ?

3/ Collaborer

Tout est dans l’art de choisir le bon canal de communication. Vous utiliserez principalement Slack et ses chaînes dédiées pour communiquer sur les projets et discuter des tâches et problèmes relatifs. Yammer, un réseau social d’entreprise, est plutôt utilisé pour des discussions plus informelles et personnelles, afin de vous aider à créer et à maintenir un lien social avec vos collaborateurs. Chaque équipe définit ses besoins et ses habitudes en matière de communication. Par exemple, Ellie du Marketing vous a dit qu’elle participe en moyenne à environ 3 réunions par jour. Mon dieu, 3 réunions par jour ? Ça ressemble comme deux gouttes d’eau à la perte de temps dont vous aviez l’habitude dans votre entreprise précédente...Sauf que vos collaborateurs ont l’impression d’accomplir beaucoup plus en une journée que dans une entreprise traditionnelle. C’est exactement ce que cette femme, Kristin, disait dans cet article (ici) à propos de son travail chez InVision, aussi une entreprise distribuée. Mais pourquoi ? Ellie explique que c’est parce qu’elle est beaucoup moins interrompue et déconcentrée que dans un bureau classique, car chez elle, personne ne s’arrête à son bureau pour papoter. Qu’en est-il des notifications ? Elle les désactive simplement quand elle a besoin de se concentrer.

"J’ai l’impression d’être 10 fois plus productive quand je travaille à distance.” Ellie

Hmm, vous vous demandez comment ils peuvent communiquer par appels téléphoniques et  vidéos sans s’interrompre sans arrêt, d’autant plus quand on sait à quel point les systèmes de vidéoconférence sont généralement mauvais. Vous découvrez que toutes les réunions sont animées par un modérateur désigné dont le rôle est de s’assurer que tous peuvent s’exprimer, que tous les sujets sont traités, et que tous sont respectueux du temps et des opinions de chacun. Par exemple, ils ont pris l’habitude de dire ‘tada’ à chaque fois qu’ils ont fini de parler, pour que tout le monde sache que le champ est libre. Cependant, pour les décisions importantes, comme par exemple la planification et la stratégie globale de l’entreprise, ils se rassemblent tous dans une seule et même pièce. C’est leur retraite annuelle. C’est aussi l’occasion de se rencontrer physiquement et de passer des moments privilégiés en face à face, si précieux dans la construction d’un esprit de camaraderie et d’une bonne entente générale entre collaborateurs.

©Lullabot, retraite annuelle 2017

Ce qui vous plaît particulièrement, c’est l’aspect international des équipes. Les appels hebdomadaires peuvent sembler compliqués à organiser à cause des différents fuseaux horaires, mais ça a l’air de fonctionner. Esther dit que l’avantage d’une entreprise complètement distribuée c’est qu’il semble n’y avoir aucune limite : le fait d’avoir des employés dispersés dans le monde entier qui sont si connectés et encouragés à partager ensemble stimule la création d’idées nouvelles.

“Nous ne sommes pas limités à un mode de pensée local.” Esther

Et que se passe-t-il en cas de conflit ? Si vous ressentez la moindre tension, vous pouvez contacter Esther ou votre manager pour en discuter. À tout moment. De plus, les responsables RH gardent un oeil sur Yammer et Slack pour s’assurer qu’il n’y a pas de commentaires pouvant être blessant, d’autant plus qu’il est difficile de déterminer les intentions de quelqu’un en lisant sa phrase sur un écran. Si besoin, elles peuvent supprimer un commentaire et en discuter avec la personne à son origine, mais le conflit semble assez rare chez Lullabot. Peut-être parce que les leaders font comprendre dès le début à leurs collaborateurs que “c’est ok d’être vulnérable, et qu’il faut aussi célébrer les échecs et les erreurs”. Moins de pression pour être monsieur ou madame parfait(e) alors. Moui, c’est cela, nous verrons.

L'équipe ©Lullabot, retraite annuelle 2017

4/ Appartenir

Attendez. Si vous faîtes partie de l’équipe de développeurs, comment vous vous êtes mis à parler avec Esther et Ellie de leur expérience à Lullabot ? Il se trouve que vous étiez dans leur groupe pour ‘l’appel d’équipe’ de vendredi dernier, l’une des pratiques de teambuilding et de communication de l’entreprise. Vous commencez à le comprendre, rien n’est laissé au hasard. Comme Matt vous l’a expliqué, la recherche des meilleures pratiques de communication, la construction d’équipes soudées, et la création d’une culture d’entreprise humainement forte et partagée par tous, n’a pas été un long fleuve tranquille. Voilà ce à quoi ils ont abouti, pour le moment :

"Nous devons être volontaires, proactifs et délibérés dans notre communication.” Matt

Et il semble que c’est justement parce que la communication et le teambuilding sont si intentionnels que tous les membres de l’équipe se connaissent plutôt bien. Ellie va même jusqu’à affirmer qu’elle a l’impression de mieux connaître ses collaborateurs après 6 mois à distance à Lullabot qu’en 1 an dans les bureaux physiques de son entreprise précédente. Il faut dire que grâce à ces moments dédiés, vous interagissez avec l’ensemble de vos collègues presque chaque semaine, professionnellement et personnellement. Vous n’êtes donc pas cloisonnés au cercle réduit de votre équipe et de vos contacts quotidiens. Même s’il est un peu étrange au début de discuter au téléphone avec de parfaits inconnus. Un peu comme un speed dating professionnel. Mais pas que professionnel. Et à distance.

“J’aime beaucoup mes collaborateurs. J’aime aller au travail tous les jours, même si c’est juste traverser mon salon. Ils me motivent.” Ellie

Pourtant, amener les gens à interagir entre eux, c’est une chose. Les amener à vraiment collaborer, à s’entraider et à se sentir appartenir à la même organisation, c’en est définitivement une autre. Ce qui crée un véritable lien entre les ‘Lullabots’, ce sont leurs valeurs fondamentales : Inspirer & autonomiser, Être humain, Inventer & innover, Collaborer ouvertement, Tout déchirer et S’amuser. Vrai ou pas, d’après Ellie, Lullabot “n’est pas l’environnement professionnel typique parce qu’on n’est pas en compétition les uns avec les autres, on collabore”. Esther ajoute que “le fait de travailler dans une entreprise comme Lullabot qui valorise énormément ses employés et ne s’arrête pas simplement au minimum syndical, [lui] donne une très grande flexibilité dans [son] travail.” Elle est encouragée à faire ce ‘petit plus’ pour les employés. Comme par exemple envoyer des fleurs à leur anniversaire d’embauche. Elle se sent libre de prendre les meilleures décisions à la fois pour l’entreprise et pour les gens qui y travaillent. Et tout commence avec les leaders.

©Lullabot, Cérémonie des Yammies 2017 - récompensant les meilleures publications Yammer de l'année

5/ Guider

Quand vous questionnez Matt sur sa vision du management, il commence par expliquer que le fait de devenir père a changé sa vision des relations humaines et l’a beaucoup aidé en matière de leadership. Maintenant, il renonce à certaines choses qu’il gardait avant sous son contrôle. Il essaye également de développer une 'culture d’appropriation' dans laquelle ses employés se sentent impliqués et plus en contrôle de leurs décisions. L’un des premiers termes à être évoqué est “la confiance”, qu’il contraste avec le micro-management.

“Les gens sont meilleurs quand on les traite comme des adultes. Tu ne peux pas faire du micro-management dans une entreprise distribuée. Les modes par défaut doivent être la confiance et la transparence.” Matt

Par exemple, une équipe est allée faire un pitch client la semaine dernière. Sur une présentation de 45 minutes, Matt n’a parlé que 3 minutes. Son équipe a fait le reste. Et ce n’est pas parce que c’est naturel pour lui, il doit encore faire des efforts quotidiens pour prendre du recul et laisser les autres mener. “Je n’ai pas besoin de résoudre tous les problèmes, je dois juste poser les bonnes questions” dit-il.

 

©Lullabot, Matt Westgate (fondateur, actuel PDG) et Jeff Robbins (fondateur)

Un autre aspect assez particulier du management chez Lullabot, c’est le fait que tout soit si ouvert et transparent. Du moins la majeure partie. Au début, vous pensiez que la valeur “Collaborer ouvertement” écrite sur le site web n’était qu’un autre buzzword qui fait bien mais qui ne veut rien dire. Mais depuis, vous avez participé à votre première assemblée mensuelle, et les directeurs répondent réellement aux questions de tous les collaborateurs, aussi honnêtement et ouvertement que possible. Ellie vous avait déjà dit que les “directeurs ne cachent rien”, qu’”ils sont très transparents, dans le bon et le mauvais”, mais vous deviez le voir de vos propres yeux. C‘est là que vous avez entendu cette histoire.

En 2012, Lullabot a commencé à manquer d’argent, et comme les deux fondateurs avaient peu (ou pas) d’expérience en commerce, ils avaient mal géré les liquidités de l’entreprise. Alors ils ont arrêté de se payer et on essayé de développer les ventes, mais ça ne suffisait pas. Matt est tombé sur une émission d’Oprah Winfrey pour arrêter de fumer. La première étape est de dire à tout le monde que vous devez arrêter. C’est donc ce qu’il a fait. La retraite annuelle arrivant, ils l’ont commencée en demandant à deux personnes de l’entreprise d’enseigner à tous les rudiments de la comptabilité. Puis il a montré le bilan et le compte des résultats pour que tous les membres de l’entreprise comprennent comment ils étaient payés, et comment l’argent était dépensé...Un an plus tard, ils avaient à la banque 3 mois de salaire pour tout le monde. Qui aurait cru que la sagesse d’Oprah pouvait être aussi puissante dans le monde de l’entreprise ?!

6/ Faire ses preuves

Il y a quand même une chose qui vous taraude depuis un moment : comment vous pouvez savoir si vous faîtes du bon travail en étant aussi indépendant ?

Vous envoyez un message à Esther sur Slack, et elle se met à parler de Carl. Mais qui est Carl ? Ce n’est pas qui, mais quoi, parce que c’est comme ça qu’ils appellent les entretiens d’évaluation annuelle. Esther vous enverra les questions une semaine avant votre réunion. Ces questions portent sur deux points essentiels :

- Comment vous en sortez-vous à votre poste ?
- Comment s’en sort Lullabot par rapport à vous ?

À Lullabot, ce n’est pas tant le temps effectivement passé qui compte que l’accomplissement des tâches assignées, donc tant que vous faîtes du bon travail et que vous livrez ce que vous êtes censé livrer dans les temps, tout ira bien. Cependant l’une des principales préoccupations qui ressortent de ces entretiens côté Lullabot concerne les opportunités d’évolution au sein de l’entreprise. Comme la plupart des employés restent généralement cinq ans ou plus, et que la croissance de l’entreprise n’engendre pas la création régulière de nouveaux postes à responsabilité, les opportunités de progression de carrière sont limitées. Ils travaillent sur la question, et essayent de trouver de nouveaux moyens d’évolution qui n’impliquent pas la création de nouveaux postes. De nouveaux intitulés de poste ? Des opportunités de formation ? Des certifications ? C’est encore un travail en cours.

7/ trouver le bon équilibre

Enfin, last but not least, étant donné que c’est pour vous la première fois que vous travaillez à distance, vous vous demandez comment trouver le meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. C’est là que ça se corse. Dans ce domaine également, c’est vous le chef. Vous faîtes votre propre planning et vous décidez de la manière dont vous avancez sur vos projets. C’est l’un des aspects du travail à distance préférés d’Ellie : elle peut ainsi créer son propre environnement de travail, celui dans lequel elle se sent la plus créative et efficace, “au lieu de devoir rester toute la journée dans un bureau triste entouré de murs beiges.

“Travailler de chez moi me donne, ainsi qu’à tous mes collaborateurs, de la flexibilité pour équilibrer mon travail et ma vie personnelle.” Esther

Bon nombre des avantages proposés par Lullabot encouragent un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle (congés parentaux, club de fitness Fitbit, compte TripIt Pro) Les managers utilisent un outil de suivi des heures de travail pour s’assurer que personne ne dépasse les 40h par semaine. Si cela arrive, ils encouragent la personne à redistribuer sa charge de travail et à prendre un jour de congé, ou résolvent avec elle le problème à l’origine de cette situation. Esther envoie aussi chaque année un colis de fêtes avec des cadeaux ciblés pour la relaxation et un bon équilibre personnel.

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