L’Holacratie : un autre genre de révolution

Très estimés lectrices et lecteurs,

Aujourd’hui, on vous parle de l’un de ces sujets “qu’on ne peut pas ne pas aborder si l’on parle de nouvelles pratiques organisationnelles et d’innovation managériale” : l’Holacracy (ou Holacratie pour les francophonisants). Pourtant, bien souvent les explications qui suivent pour essayer de définir cette pratique sont approximatives, sinon confuses, voire complètement inexactes. Intriguées, nous voulions en savoir plus. Nous avons commencé par lire “La Révolution Holacracy, Le système de management des entreprises performantes” de Brian Robertson (pionnier à l’origine de l’Holacracy), dans lequel il explique les fondamentaux de cette pratique. Mais malgré les mises en situation et les exemples développés dans le livre, nous avions encore du mal à appréhender ce que la pratique de l’Holacracy implique concrètement pour le quotidien des organisations. Qui de mieux placé pour nous répondre que le créateur de la pratique et les gens qui l’appliquent tous les jours ? Nous avons donc demandé à Brian (son interview ici) et à quelques membres de son équipe de coach (Chris Cowan, Rebecca Brover and Eric Graham) d’HolacracyOne de nous éclairer sur ce concept assez déroutant.

Voici les notions de base à maîtriser.

Source : here

1/ C’est une structure organique

Voici une vision très simplifiée pour vous donner une idée de comment ça marche. L’organisation est composée de différents cercles, chacun exprimant une raison d’être au service de la raison d’être globale de l’entreprise. Par exemple, si la raison d’être globale est d’offrir la meilleure cuisine possible, la raison d’être de l’un des cercles pourrait être de trouver les meilleures produits alimentaires possibles et de se les procurer.

Chaque individu est assigné à un ou plusieurs rôles, chacun au service de la raison d’être du cercle dans lequel il est intégré. Le leader de chaque cercle (désigné par le leader du cercle dans lequel il est intégré) assigne les rôles aux individus (avec la possibilité pour chacun d’accepter ou de refuser le rôle proposé) et définit les priorités (entre autres choses). Chaque rôle a pleine autorité pour prendre les décisions nécessaires à la réalisation de sa raison d’être et doit délivrer ses redevabilités (ce qui est attendu de son rôle). Donc par exemple l’un des rôles du cercle d’approvisionnement en produits alimentaires pourrait être de contacter et négocier les achats de légumes auprès de fermes locales, et l’une de ses redevabilités la mise à disposition de légumes frais et correspondants aux menus définis par les cuisiniers dans le budget alloué.

Ensuite, il y a deux sortes de réunions permettant au système de fonctionner. Les réunions de gouvernance révisent les rôles et les processus, s’assurant que la structure organisationnelle répond aux besoins de l’organisation, ce qui permet une évolution incrémentale de la structure. Les réunions de triage traitent les besoins et les problèmes opérationnels, ce qui permet aux équipes de se synchroniser.

2/ Ce n’est pas un modèle, c’est un système encadrant

Tout d’abord, contrairement à la plupart des solutions d’auto-gouvernance développées localement par certaines organisations, l’Holacracy n’est pas un modèle d’auto-gouvernance en soi, mais propose plutôt un cadre pour permettre à l’organisation de développer son propre modèle d’auto-gouvernance, et ses propres règles. C’est un peu comme un système d’exploitation dans un téléphone : il permet aux applications de fonctionner, mais il ne les détermine pas. Donc l’Holacracy ne vous dira pas comment rémunérer vos employés ou comment décider de votre stratégie d’entreprise. Par contre, elle vous donnera un cadre pour trouver la bonne solution en adéquation avec la raison d’être de votre entreprise, et surtout pour l’ajuster au fur et à mesure.

“Le but est de rendre la révolution accessible” Brian

Le truc, c’est que quand des entreprises décident de transformer radicalement leur modèle organisationnel, il leur faut des années d’expérimentation avant d’aboutir à des solutions adaptées. Ça consomme du temps, de l’énergie et de l’argent. L’Holacracy a été conçue comme un raccourci, en proposant un processus éprouvé et codifié pour adopter un système d’auto-gouvernance évolutif.

3/ C’est un système générique et open source

La pratique Holacracy est conçue pour s’appliquer à n’importe quelle organisation ou industrie. D’après Chris, Rebecca et Eric, ils travaillent avec des organisations de toute sorte, depuis des entreprises très classique dans l’industrie de l’assurance à des ONG et des start-ups. La plupart de leurs clients sont généralement issus du “paradigme vert”, tel que théorisé par Frédéric Laloux (Reinventing organizations, en savoir plus), qui ne leur permet pas de résoudre des problèmes spécifiques et qui cherchent un nouveau système codifié et extensible pour les aider à évoluer.

Quand on regarde la taille des entreprises et organisations qui ont adopté l’Holacracy, on ne peut s’empêcher de penser que les exemples de grandes organisations se font rare. Leur pratiquant le plus gros à ce jour reste Zappos avec quelques 1 500 employés. Cependant, des projets pilotes sont actuellement en incubation au sein de grosses organisations telles que le gouvernement de l’Etat de Washington, Danone ou encore Engie. Leurs résultats s’annoncent très intéressants.

La Constitution de l’Holacracy est en open source et sous contrôle de versions. Grâce aux retours et aux témoignages que les pratiquants partagent sur la communauté, HolacracyOne est actuellement en train de mettre au point la version n°5 de l’Holacracy. D’après Brian, l’Holacracysuscite un immense intérêt. Il leur aura fallu 5 ans pour convaincre leurs deux premières entreprises pratiquantes, et ils accompagnent aujourd’hui une centaine d’organisations à travers le monde. De plus, ils estiment qu’environ un millier d’organisations ont adopté l’Holacracy, même s’il est difficile d’obtenir une idée exacte du nombre de pratiquants étant donné que la Constitution est libre d’accès.

Le virus de l’Holacracy se répand en Europe, en Amérique Latine, en Chine, à Dubaï, en Indonésie...Mais alors qu’en est-il de l’impact des différences culturelles ? Chris nous dit qu’ils “n’ont toujours pas trouvé une culture bloquante pour la pratique de l’Holacracy”. En tant que système-cadre, l’Holacracy ne change pas, c’est la manière dont les entreprises la pratiquent et adaptent ses règles à leur culture qui est importante.

4/ C’est un outil rigoureux et codifié

Ce qui frappe (et probablement effraie) la plupart des gens à la lecture du manuel de Brian sur l’Holacracy, c’est la difficulté à s’imaginer concrètement comment ces règles et ces concepts peuvent être appliqués au sein d’une organisation dans la vraie vie, et quels sont leurs effets. Même si Brian fait de son mieux pour donner des simulations tirées de situations vécues, c’est un peu comme lire le règlement du basket. C’est pas très marrant, et on n’arrive pas à avoir une vision globale du jeu, ni à comprendre ses subtilités et stratégies d’ailleurs. Pourquoi quelqu’un s’amuserait à lancer une balle dans un cercle et à se déplacer sans avoir le droit de faire plus de deux pas sans dribbler ? Comme pour n’importe quel sport ou jeu, la pratique est la clé de la compréhension.

“Il y a une courbe d’apprentissage. C’est un gros défi, mais une fois que vous avez compris les règles, votre fonctionnement devient fluide.” Brian

Le cadre de l’Holacracypeut sembler très rigide et compliqué, mais il est en fait assez simple et explicite. La plupart des entreprises ont différents niveaux de règles, dont la majorité sont implicites. Les déceler et les comprendre prend beaucoup de temps, et une fois qu’on y est arrivé, elles peuvent changer d’un jour à l’autre sans prévenir. Il est difficile d’être performant en jouant à un jeu dont les règles sont changeantes et opaques. A la place, Holacracya défini un manuel de 20 pages explicitant clairement les règles : quels sont les comportements attendus et comment les processus fonctionnent au sein de l’entreprise. Les règles sont volontairement très codifiées pour permettre à l’entreprise de fonctionner et d’exprimer sa raison d’être de manière fluide. Elles sont donc strictes sur certains aspects et flexibles sur d’autres.

Chris a pris l’image de la maison. Certains éléments doivent être solides et rigides, comme par exemple les fondations de la maison ou les murs porteurs : cela correspond à la Constitution de l’Holacracy et la manière dont les réunions de gouvernance et de triage sont conduites. Mais d’autres éléments doivent être flexibles et modifiables, comme les meubles, le papier-peint, pour créer un sentiment de chez-soi : cela correspond à la manière dont vous priorisez les actions, la fréquence de vos réunions, et toutes les “applications” que vous pouvez développer à l’intérieur du système.

5/ C’est le processus qui commande

Commençons par une petite clarification de rigueur : l’Holacracy n’est pas une question de bonheur au travail. Voilà. C’est dit.

“Le bonheur ne peut être un but; ce doit être une conséquence.” Viktor E. Frankl, Découvrir un sens à sa vie avec la logothérapie

Quand on lui pose la question, Brian cite Viktor E. Frankl et ajoute que le bonheur n’est pas un objectif utile à poursuivre pour une entreprise. Il est plus plus intéressant et important de s’assurer que les gens sont épanouis dans leurs rôles. Le bonheur suivra.

C’est d’ailleurs l’essence même de l’Holacracy. Elle cherche à réduire le plus possible l’impact des passions humaines sur le processus d’expression de la raison d’être de l’organisation, en les intégrant à l’intérieur du processus même. Comme il est expliqué dans le livre, il ne s’agit pas de structurer les individus, mais de structurer les rôles et les fonctions à l’intérieur de l’organisation. C’est à dire qu’au lieu de structurer une simple relation basée sur le pouvoir entre personnes - qui donne des ordres à qui -, l’Holacracy structure le travail à l’intérieur du système et délimite les rôles de chaque unité impliquée (que ce soit un individu, un cercle ou le cercle d’ancrage). Les rôles dynamiques, l’autorité distribuée, les itérations rapides et les règles transparentes remplacent les fiches de poste figées, la délégation d’autorité, les grosses réorganisations et les stratégies politiques (plus d’infos ici). Ainsi, les processus dominent les passions humaines en les reconnaissant et en les intégrant.

Chez HolacracyOne, ils vont même jusqu’à s’adresser les uns aux autres en utilisant le nom du rôle auquel ils s’adressent au lieu d’utiliser leurs prénoms, afin d’éviter de confondre les individus avec les rôles dont ils sont investis, notamment lorsque les individus sont présents au sein de différents cercles. Pas de doute, c’est vraiment une façon complètement différente de travailler, n’est-il pas ? Même si en l’occurrence on peut questionner l’utilité réelle ou l’applicabilité de cette pratique précise.

6/ C’est un grand saut dans l’inconnu

Alors, quel est le meilleur moment pour adopter un outil organisationnel si particulier et disruptif ? Et bien, il n’y en a pas. Cette transformation engendre des bouleversements tellement importants que ce n’est jamais le bon moment. Comme l’explique Brian, on ne peut jamais être prêt à bouleverser les fondements de son organisation, donc il faut simplement sauter le pas et s’y plonger coeur et âme. C’est un peu comme sauter d’une falaise en espérant que votre parachute s’ouvrira et tiendra le choc. Il est impossible de prédire ce qui va arriver à votre organisation si vous adoptez l’Holacracy ; votre seule garantie c’est votre engagement à évoluer et progresser avec le système, même dans les moments difficiles.

“Même la meilleure organisation aura des difficultés pendant la phase d’adoption de l’HolacracyⓇ parce que cela exige un changement radical de paradigme.” Rebecca

D’après Chris, pour une adoption complète moyenne il faut compter entre 6 et 18 mois, suivant les organisations. Mais ensuite, comme n’importe quelle autre compétence, l’Holacracy demande de la pratique. Donc en fait on n’en a jamais vraiment “fini” avec l’adoption de l’Holacracy, il faudra continuer à s’exercer et à progresser aussi longtemps qu’on entend l’utiliser.

Bien qu’on ne puisse prédire quelle entreprise parviendra à adopter l’Holacracy avec succès, nous avons tout de même demandé à Brian, Rebecca, Chris et Eric les meilleures et les pires pratiques qu’ils ont pu voir au cours de leur expérience.

Les causes les plus courantes d’échec sont la polarité (n’utiliser le système que partiellement ou maintenir un système dualiste), un manque d’engagement ou d’alignement (la plupart du temps de la part des principales figures de pouvoir), et les malentendus (sur ce que l’Holacracy peut apporter à l’organisation et comment l’utiliser).

“L’Holacracy au sein d’une organisation n’est pas sacrée, c’est simplement un outil.” Eric

Les données préliminaires récoltées par les chercheurs d’Harvard, appelés par l’Etat de Washington pour étudier et mesurer les effets de l’Holacracy sur le projet pilote au sein d’un de leurs départements, montrent chez les collaborateurs une satisfaction et un engagement plus élevés, et une plus grande transparence au sein de l’organisation. Les effets secondaires attendus sont une augmentation du profit, des ventes, et la capacité des employés à faire plus en moins de temps. Ces effets ont d’ailleurs été mentionnés par beaucoup de pratiquants, mais à ce jour, il n’existe aucunes données pour corroborer ces témoignages. Nous attendons donc les résultats à venir de cette étude avec impatience.

7/ C’est un travail en perpétuelle évolution

Face à l’intérêt croissant que rencontre l’Holacracy, HolacracyOne doit aujourd’hui s’attaquer à un nouveau challenge : “comment soutenir un système en pleine éclosion ?”. Des conférences, des ateliers découverte, des formations et des événements sont organisés dans le monde entier, de nouveaux coachs et cabinets de conseil sont formés et certifiés, de nouveaux pays sont atteints...pourtant, on a l’impression que l’Holacracy est encore en période d’essai. Peut-être à cause du manque de données scientifiques pour étayer les avantages que que sa pratique se targue d’apporter. Ou bien à cause de la transformation tellement radicale et bouleversante qu’elle implique. Ou peut-être à cause de notre peur naturelle face à l’inconnu ? Ou encore à cause de son approche “universelle” que certains peuvent trouver arrogante ?

Les histoires “d’échec” largement partagées sur les réseaux y sont aussi peut-être pour quelque chose. Medium avait adopté l’Holacracy avant de s’en éloigner (plus d’info ici). Les difficultés de Zappos avec sa pratique de l’Holacracy sont de notoriété publique (même s’ils y sont toujours engagés), et les médias s’en donnent à coeur joie. Et...ah non, en fait c’est tout. Ce sont les seuls exemples connus plus ou moins documentés sur lesquels “l’opinion publique” se base pour décréter si l’Holacracy est “le futur des organisations” ou “condamnée à l’échec”. Les autres échecs (parce qu’il y en a d’autres) restent dans les limbes de l’inconnu parce que cela prend du temps d’enquêter et d’évaluer si un système fonctionne ou non, et surtout sous quelles conditions.

En tout cas, une chose est sûre, c’est que l’HolacracyⓇ ne semble pas laisser indifférent.

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